Externe ontwikkelteams zijn een gevestigde praktijk en niet langer slechts een trend. Bedrijven struinen de hele wereld af om de knapste koppen aan te trekken en wenden zich tot externe teams als oplossing.
Het is echter moeilijk om teams op afstand effectief te laten samenwerken en soms duurt het jaren om dit met vallen en opstaan onder de knie te krijgen. Sommigen slagen er zelfs niet in om het ooit te laten werken en beperken zich tot lokale expertise, starre benaderingen, hoge salarissen en verspilde wervingskosten.
Weten hoe je externe ontwikkelteams productiever kunt maken, beter kunt laten samenwerken en meer kennis kunt laten verwerven, kan leiden tot superieure bedrijfsresultaten. Denk aan lagere kosten, hoge kwaliteit van deliverables, hogere first-time-right ratio's en meer. En wat nog belangrijker is, tevreden teams die veel meer bereid zijn om hard te werken voor een ultiem doel.
In deze post delen we een aantal van onze geheimen over hoe we klanten hebben geholpen om jaren van experimenteren te verkorten om effectieve remote ontwikkelteams op te zetten en winnende teams te creëren.
Softwareontwikkeling is inherent complex, met communicatie als anker.
Centraal in het ontwikkelproces staan stadia van conceptontwikkeling tot testen. Elke fase vereist duidelijke instructies, constante feedback en nauwe coördinatie tussen het team. De uitdaging wordt vooral duidelijk in cross-functionele teams, waar verschillende expertise en achtergronden samenkomen. In dergelijke situaties zijn effectieve communicatiemechanismen van vitaal belang om foutenreductie en efficiëntie te garanderen.
Denk aan de mogelijke valkuilen van miscommunicatie:
Een bedrijfseigenaar kan de bezorgdheid van een klant onvoldoende overbrengen aan een UX-ontwerper, wat leidt tot een afwijkende ontwerpoplossing.
Een ontwikkelaar kan aannames doen op basis van een vaag gebruikersverhaal en dagenlang werken aan een functie die uiteindelijk niet aanslaat.
Dergelijke discrepanties kunnen exorbitant kostbaar zijn en niet alleen leiden tot verspilde moeite maar ook tot verkeerd toegewezen middelen. Het erkennen van de ernst van duidelijke communicatie bij softwareontwikkeling is de eerste stap. Het implementeren van robuuste communicatiemiddelen en het stimuleren van een omgeving waarin een open dialoog wordt aangemoedigd, kunnen de weg vrijmaken voor succes.
Aanbevelingen om het probleem op te lossen
Training en workshops: Regelmatige workshops over effectieve communicatie op maat voor softwareontwikkeling kunnen teams helpen om veelvoorkomende communicatiebarrières te begrijpen en te overwinnen.
Robuuste communicatiemiddelen: Tools zoals Slack, JIRA en Confluence kunnen duidelijke documentatie en een voortdurende dialoog vergemakkelijken.
Regelmatige check-ins: Dagelijkse stand-ups of wekelijkse vergaderingen kunnen ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit en dat eventuele problemen direct worden aangepakt.
Duidelijke documentatie: Moedig teams aan om een grondige documentatie bij te houden van vereisten, beslissingen en feedback.
Feedbacklussen: Implementeer mechanismen voor constante feedback in elke fase van het ontwikkelingsproces.
Integratie van diverse teams: Organiseer teambuildingactiviteiten en interdisciplinaire sessies om begrip en verstandhouding tussen cross-functionele teamleden te bevorderen.
Teams op afstand hebben te maken met fysieke, tijds- en culturele barrières - daarom wordt het belang van communicatie nog groter.
Fysieke signalen: In persoonlijke ontmoetingen kun je veel afleiden uit non-verbale signalen zoals lichaamstaal of gezichtsuitdrukkingen. Helaas hebben teams op afstand deze luxe niet, dus moet de mondelinge en schriftelijke communicatie nog explicieter zijn.
Culturele context: Externe teams zijn vaak verspreid over verschillende regio's en culturen. Wat in de ene cultuur duidelijk en helder is, kan in een andere cultuur dubbelzinnig zijn. Daarom is expliciete en duidelijke communicatie van vitaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit.
Tijdzoneverschillen: Met leden die verspreid zijn over verschillende tijdzones is er een klein venster waarin iedereen beschikbaar is. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat de maximale productiviteit wordt gehaald uit deze beperkte overlappende uren.
De meest effectieve bedrijven proberen het meeste te halen uit de tijdsoverlapping van hun team en plannen vooruit om een gestroomlijnd proces te garanderen. Als de overlap beperkt is, kunnen teamleden worden gevraagd hun dag een paar uur eerder of later te beginnen. In sommige gevallen is het zelfs voordeliger om teams 24 uur per dag in ploegen te laten werken.
Screenshot van timeanddate.com
Hoewel duidelijke communicatie de ruggengraat vormt van elk softwareontwikkelingsproject, wordt het belang ervan verveelvoudigd in de context van teams op afstand. Investeren in communicatiemiddelen en het stimuleren van een cultuur van open dialoog is niet alleen wenselijk, maar ook essentieel voor het succes van softwareontwikkeling op afstand.
Het stellen van duidelijke doelen en verwachtingen speelt een cruciale rol bij het begeleiden van teams op afstand. Omdat teams geografisch verspreid zijn en vaak asynchroon aan taken werken, is er meer aandacht nodig voor duidelijkheid, vooral over focus en richting. Hier zijn een aantal goede redenen om juist op dit aspect te focussen,
Een verenigde visie: Zonder een gedeelde kantoorruimte om een collectief doel te versterken, bestaat het risico dat teamleden in verschillende richtingen afdrijven. Duidelijke doelstellingen fungeren als de Poolster van het team en zorgen ervoor dat iedereen naar dezelfde bestemming navigeert.
Verantwoordingsplicht: In een externe omgeving kan het een uitdaging zijn om individuele bijdragen in één oogopslag te meten. Door duidelijke verwachtingen te stellen, worden verantwoordelijkheden duidelijk afgebakend en wordt het verantwoordelijkheidsgevoel onder teamleden gestimuleerd.
Minder ambiguïteit: Hoewel communicatie op afstand effectief is, kan er soms ruimte zijn voor verkeerde interpretaties. Door expliciete doelstellingen en verwachtingen te hebben, neemt de ruimte voor ambiguïteit af en wordt ervoor gezorgd dat alle teamleden een coherent begrip hebben van hun taken.
Motivatie en moreel: Als teamleden het 'waarom' en 'wat' van hun taken kennen, krijgen ze een gevoel van doelgerichtheid. Deze duidelijkheid kan de motivatie verhogen, omdat individuen de waarde van hun bijdragen begrijpen en zien hoe hun inspanningen passen in het grotere geheel.
Grootschalige virtuele bijeenkomsten kunnen een ideale ruimte zijn voor leiders om de bredere doelstellingen van het bedrijf te delen en hoe de doelstellingen van het team in die visie passen. Er zijn veel manieren om de visie te verduidelijken en tegelijkertijd de sessie interactief, waardevol en leuk te maken voor de deelnemers.
Organiseer virtuele gemeentehuizen
Visie / stappenplan delen
Enquêtes / opiniepeilingen uitvoeren
Screenshot: Kahoot gebruiken om de betrokkenheid van het publiek te vergroten
Samenwerkingstools zijn de levensader van teams op afstand. Als ze effectief gekozen en gebruikt worden, kunnen ze naadloos de efficiëntie van een persoonlijk kantoor nabootsen en zelfs extra voordelen bieden die geografische barrières overstijgen.
Van GitHub voor codebeheer tot Trello voor het bijhouden van taken, de juiste tools vereenvoudigen het werk op afstand. Investeer tijd in het trainen van het team in deze tools om de efficiëntie te maximaliseren.
Er zijn genoeg tools waarin je kunt investeren, maar zorg er wel voor dat de workflow en tools van je externe team een naadloze samenwerkingservaring bieden. Zie hieronder een voorbeeld van het soort tools waarin we graag investeren om onze softwareontwikkelingsteams op afstand te versterken.
Deze tools zijn een must voor elk team om e-mails te versturen, agenda's te beheren en documenten te maken / delen
Deze tools bieden teams multimodale manieren om samen te werken en te communiceren (sync en async)
Tools voor het bijhouden van taken
Deze tools bieden een manier om bij te houden aan welke taken het team werkt en hoe ver ze gevorderd zijn.
Samenwerking bij ontwikkeling
Deze tools bieden ontwikkelaars gespecialiseerde workflows waarmee ze efficiënter kunnen werken
Deze tools bieden UX/UI- en grafisch ontwerpers gespecialiseerde workflows om samen te werken.
De teamcultuur is de onzichtbare lijm die teams op afstand samenhoudt. Het speelt een cruciale rol in het bevorderen van connecties, waardoor mensen hun teamgenoten niet alleen als collega's zien maar ook als een deel van een grotere familie, zelfs als ze elkaar nog nooit persoonlijk hebben ontmoet.
Een positieve en inclusieve teamcultuur stimuleert het moreel en de motivatie, waardoor teamleden initiatieven nemen en het beste van zichzelf geven en het gevoel hebben dat ze bijdragen aan iets dat groter is dan alleen hun taken.
Werknemers zijn ook meer geneigd om bij een organisatie te blijven waar ze zich gewaardeerd, begrepen en verbonden voelen, wat het verloop aanzienlijk vermindert.
Softwareontwikkelingsteams hebben, gezien de gespecialiseerde aard van hun werk en de frequente samenwerking, unieke uitdagingen en behoeften. Hier volgen drie op maat gemaakte tips voor het bevorderen van een robuuste teamcultuur, specifiek voor op afstand gedistribueerde ontwikkelteams:
Regelmatige code review en pair programming
- Waarom: Ontwikkelteams gedijen goed bij gedeelde kennis, continu leren en het gezamenlijk oplossen van problemen. Codebeoordelingen en pair programming verbeteren niet alleen de kwaliteit van de code, maar bevorderen ook de teambinding en het gedeelde eigenaarschap van het product.
- Hoe:
- Gebruik tools zoals GitHub, Bitbucket of GitLab voor gestroomlijnde processen voor het nakijken van code, zodat teamleden commentaar kunnen geven, wijzigingen kunnen voorstellen en bespreken.
- Maak gebruik van platforms zoals Visual Studio Live Share of Tuple voor remote pair programming, zodat ontwikkelaars in realtime kunnen samenwerken.
- Plan regelmatige sessies, maar zorg ook voor spontaniteit waarbij ontwikkelaars spontaan kunnen samenwerken om uitdagende problemen aan te pakken of oplossingen te brainstormen.
Technische spreekbeurten
- Waarom: Ontwikkelaars werken vaak aan specifieke modules of delen van een project, waardoor soms silo's kunnen ontstaan. Het delen van technische prestaties of leerervaringen kan zorgen voor waardering voor elkaars werk en de collectieve kennisbasis vergroten.
- Hoe:
- Trek een specifiek tijdstip uit, bijvoorbeeld één keer per maand, voor deze sessies.
- Moedig teamleden aan om een uitdagend probleem te laten zien dat ze hebben opgelost, een nieuwe tool of technologie die ze hebben onderzocht, of zelfs een mislukking waarvan ze hebben geleerd.
- Zorg voor een omgeving van waardering, nieuwsgierigheid en constructieve feedback, zodat deze sessies een veilige ruimte zijn om te leren en te delen.
Speciale kanalen voor technische uitdagingen en hersenkrakers
- Waarom: Ontwikkelingsteams houden vaak van problemen oplossen en technische puzzels. Het uitvoeren van dergelijke activiteiten kan fungeren als een leuke onderbreking en een kans voor teambinding.
- Hoe:
- Maak op samenwerkingsplatformen zoals Slack of Microsoft Teams een speciaal kanaal aan voor het delen van codeeruitdagingen, technische raadsels of breinbrekers.
- Moedig teamleden aan om uitdagingen die ze tegenkomen te delen en deel te nemen aan het oplossen van uitdagingen die anderen delen.
- Maak er af en toe een vriendschappelijke wedstrijd van, misschien met een kleine prijs als motivatie. Het gaat minder om de beloning en meer om de samenwerkingsgeest en het plezier in het oplossen van problemen.
Hoewel werken op afstand verschillende voordelen biedt, is er een onmiskenbare waarde in face-to-face interacties die digitale tools niet volledig kunnen repliceren. Co-locatie, ook al is het tijdelijk, kan vooral gunstig zijn voor het opbouwen en versterken van relaties binnen gedistribueerde ontwikkelteams.
Relaties verdiepen
Door elkaar persoonlijk te ontmoeten, kunnen teamleden op een dieper niveau contact maken. Door maaltijden te delen, informele gesprekken te voeren of gewoon in dezelfde ruimte te zijn, kunnen kameraadschap, vertrouwen en wederzijds begrip worden opgebouwd.
Culturele assimilatie
Voor wereldwijde teams kan co-locatie teamleden een ervaring uit de eerste hand geven met de verschillende culturen binnen het team. Deze onderdompeling kan leiden tot meer waardering, begrip en respect voor culturele nuances.
Verbeterde samenwerking
Co-locatie maakt realtime brainstormsessies, whiteboarddiscussies en spontane probleemoplossing mogelijk. Dergelijke interactieve sessies kunnen leiden tot baanbrekende ideeën en oplossingen.
Hoewel spontaniteit waardevol is, zorgt een duidelijke agenda ervoor dat de co-locatieperiode productief is. Stippel belangrijke vergaderingen, workshops en activiteiten van tevoren uit.
Breng intensieve werksessies in balans met vrijetijdsactiviteiten. Dit evenwicht kan het team verjongen en de band versterken. Gebruik deze gelegenheid om feedback te verzamelen over de uitdagingen van het werk op afstand, de teamdynamiek en verbeterpunten.
Zodra de co-locatie periode eindigt en de teamleden terugkeren naar hun remote setups, houd dan een follow-up meeting om de resultaten, learnings en toekomstige actiepunten van de co-locatie te bespreken.
Kortom, hoewel werken op afstand voor veel organisaties de weg vooruit is, hebben de menselijke maat, de persoonlijke connecties en de tastbare interacties van colocatie hun unieke en onvervangbare waarde. Het met tussenpozen omarmen van tijdelijke co-locatie kan de perfecte mix bieden van flexibiliteit van werken op afstand en de voordelen van persoonlijke interacties.
